ここでは友達や知人と英語でメールするプライベートな英語メールの基本構成や書き方について説明します。
プライベート英語メールの構成は、ビジネス英語メールとは異なり、親しみやすくフレンドリーなトーンで書くことが多いです。以下に、より詳細なプライベートメールの構成を説明します。
プライベート英語メールの基本構成
プライベート英語メールの基本構成は以下のようになります。
件名（Subject）について
プライベート英語メールでの件名は簡潔かつ明確に伝えることが大切です。また、相手にとっても興味を引くようなものにすると、メールを開くきっかけにもなるため、工夫して付けると良いでしょう。さらに、必要に応じて「緊急（Urgent）」や「重要（Important）」などの情報を付けることもできます。ただし、緊急性や重要性がない場合に、無理に「緊急（Urgent）」や「重要（Important）」などの情報を付けることは避け、正確かつわかりやすい件名を付けるようにしましょう。
以下、いくつか件名の付け方の具体例を紹介します。
- 会う約束をするメールの場合
Regarding tomorrow’s lunch（明日のランチについて）
About plans for next Saturday（来週の土曜日の予定について）
Discussing the next date details（次回のデートの打ち合わせについて） - お礼を伝えるメールの場合
“Thank you for yesterday（昨日はありがとうございました）
“Thank you for the gift（贈り物ありがとうございました） - 依頼をするメールの場合
A favor to ask（お願いがあります）
Request for document submission（書類提出の依頼について） - 質問をするメールの場合
I have a question（質問があります）
I would like to consult with you（相談したいことがあります） - 挨拶のメールの場合
Hello!（こんにちは！）
Long time no see!（お久しぶりです！）
It’s been a while（ご無沙汰しています） - 緊急の場合
【Urgent】My friend is sick!（【緊急】友達が病気になりました！）
【Urgent】I lost an important document!（【緊急】大切な書類を紛失してしまいました！） - 重要な連絡の場合
【Important】Details about the trip need to be confirmed（【重要】旅行の詳細について確認が必要です）
【Important】Change of plans for tomorrow（【重要】明日の予定が変更になりました） - 早急な返信を求める場合
【Response Required】I need to confirm tonight’s party plans（【返信必須】今晩の飲み会について確認が必要です）
【Confirmation Needed】I’m worried because I can’t get in touch with you. Please reply as soon as possible.（【確認要】連絡が取れないので心配しています。早めに返信してください）
宛先（To）について
メールを送信する相手のメールアドレスを指定します。複数の相手に送信する場合は、Cc (Carbon Copy) や Bcc (Blind Carbon Copy) を使って、相手が誰かが明示されるようにしましょう。
本文（Body）について
プライベートメールでは、ビジネスメールよりもフレンドリーなトーンで書くことが多いです。ただし、相手によって書き方は異なります。友人や家族に送るメールでは、親しみやすく、カジュアルなトーンで書くことができますが、上司や先輩に送るメールでは、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。また、メールの本文は明確かつ簡潔な表現を心がけることが重要です。適度な段落分けや改行を入れて、読みやすくすることも大切です。
1.宛名
プライベートメールでも、始めに挨拶をすることが一般的です。例えば、「Hello」や「Hi」、「Dear ○○さん」といった表現が使われます。以下は、友人に送る場合の例です。
Hi Tom,
Hello John,
Dear Noah,
2.書き出しの挨拶
本題に入る前の書き出しの挨拶では、相手の近況を聞いたり、相手が最近やっていることや興味を持っていそうなことについて質問すると良いでしょう。これによって、相手との関係をより深めることができます。
例えば、「How are you?（元気？）」や、「It was great to see you last week.（先週お会いできて、とても良かったです。）」のように、相手の近況を気にかけたり、先日の様子を述べたりする表現を使うことができます。また、「I hope this email finds you well.（お元気でしょうか。）」のように、相手が健康で過ごしていることを願う表現を使うこともできます。
ただし、相手によってはこうした挨拶的な表現を好まない場合もあるため、その場合は書き出しの挨拶を省いて直接本題に入ることも考慮してください。
以下、当サイトのプライベート英語メールで使える書き出しの挨拶を紹介しているページとなります。
3.本題
本文の中心となる内容を書きます。
例えば、お礼のメールの場合は、次のような内容を書くことができます。
Thank you so much for the birthday present you sent me. I love the book you chose and can’t wait to read it. It was so thoughtful of you to remember my birthday. I hope we can get together soon and catch up.
（誕生日プレゼントを送ってくださって、本当にありがとうございます。選んでくださった本、とても気に入って、早速読み始めたいと思います。私の誕生日を覚えてくれて、本当に嬉しかったです。早く会って、お話したいですね。）
また、友人に会う約束をする場合は、次のような内容を書くことができます。
I’d love to catch up with you soon. How about meeting up for lunch next Saturday? We can go to that new café that just opened up. Let me know if that works for you.
（近々会って、お話したいですね。来週の土曜日にランチに行かない？新しくオープンしたカフェに行ってみようよ。都合が合えば教えてね。）
4.結びの挨拶
相手との関係によって、適切な結びの挨拶を入れましょう。本題の後につける挨拶です。友人や家族に送るメールでは、「Let’s talk later!（また後で話そうね!）」や「Have a nice weekend!（よい週末を!）」や「I’ll give you a call later.（あとで電話するね！）」といったフレーズなどを入れます。目上の方に送るメールでは、「Thanks for your time（お時間を割いていただき、ありがとうございました）」といった丁寧な締めの文を入れると良いでしょう。
ここでは敢えて、「4.結びの挨拶」と「5.結語」を分けてますが、場合によっては内容が被ってしまうのでその場合はどちらか一方だけでも良いでしょう。
以下、当サイトのプライベート英語メールで使える結びの挨拶を紹介しているページとなります。
5.結語
結語は、署名の前のメールの最後の部分であるため、相手に対する適切な挨拶をすることが重要です。例えば、ビジネスメールと同様に「Best regards」、「Sincerely」、「Yours truly」などの表現がよく用いられます。ただし、プライベートメールでは、よりカジュアルな表現を使うこともあります。例えば、「Cheers」、「Take care」、「Love」などがあります。
- 一般的な結語の例
Best regards,
Sincerely,
Yours truly, - カジュアルな結語の例
Cheers,
Take care,
Love,
6.署名
プライベートメールでも、最後に自分の署名を入れることが一般的です。署名には、自分の名前や連絡先、プロフィールページのURLなどを含めることができます。以下、署名部分のサンプルとなります。
Taro Suzuki
taro.suzuki@email.com
署名に関しては、以下の点に注意しましょう。
・自分の名前とメールアドレス等の連絡先を入れること
・プライベートメールであっても、相手が知らない人物からメールが送られてきた場合は、自己紹介をすることが望ましい
・メールアドレスが自動的に署名に入る場合は、重複しないように注意すること
以上が、プライベートメールの本文内の構成や書き方の一例です。ただし、相手や状況によって適切な表現が異なるため、自分自身のスタイルや相手に合わせた表現を用いることが重要です。
その他（注意点など）
添付ファイル (Attachment)
必要があれば、メールに添付ファイルをつけることができます。写真や動画、PDFなど、相手にとって役立つものを添付すると良いでしょう。ただし、大きすぎるファイルを送信すると相手に迷惑をかけることがあるため、容量の大きいファイルを送信する場合は、事前に相手に確認してから送信しましょう。
返信や転送の場合
プライベートメールで返信や転送をする場合は、元のメールに引用することが一般的です。引用する場所は、自分が書き加えた箇所が明確に分かるようにすることが重要です。また、引用した部分に対して、自分の意見や返信内容を明確に示すようにしましょう。
以上が、プライベートメールの基本的な構成となります。メールは、相手とのコミュニケーションの手段として、丁寧かつ適切に書くことが大切です。メールのやりとりは、相手との関係性を深める機会でもあるため、日頃からメールの書き方にも気を配るようにしましょう。
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