ここでは企業間で利用するビジネス英語メールの基本構成や書き方について説明します。
ビジネスメールは、プロフェッショナルなやり取りに使用されるため、書き方には細心の注意が必要です。以下では、ビジネスメールの構成について、より詳細に説明します。
ビジネス英語メールの基本構成
ビジネス英語メールの基本構成は以下のようになります。
- 件名 (Subject)
- 宛先 (To)
- 本文 (Body)
-
- 宛名
- 書き出しの挨拶
- 本題（内容）
- 結びの挨拶
- 結語
- 署名
-
件名（Subject）について
ビジネス英語メールにおける「件名 (Subject)」は、メールの内容を簡潔に伝えるために非常に重要な要素です。ここでは、ビジネス英語メールの「件名」について詳しく解説します。
- 簡潔にする
まず、件名は簡潔で分かりやすいものにする必要があります。相手にメールの内容を伝えるために、キーワードや簡潔なフレーズを使うことが重要です。具体的には、件名は最大でも8~10語程度にすると良いでしょう。 - 目的を伝える
次に、件名にはメールの目的を明確に伝えることが重要です。例えば、会議の招集、アポイントメントのリクエスト、質問の回答など、件名に目的を明示することで、相手がメールの重要性を理解しやすくなります。 - 読み手の興味を引く
さらに、件名は相手に興味を引くようなものにすることで、メールの開封率を上げることができます。ただし、興味を引くためにあまりにも過剰な言葉や表現は避けるようにしましょう。 - 具体的にする
件名は具体的であることが重要です。例えば、「質問があります」ではなく、「明日のミーティングについて質問があります」と具体的に伝えるようにしましょう。 - タイトルケースを使う
また、件名はタイトルケースを使うことが推奨されています。タイトルケースとは、すべての単語の最初の文字を大文字にする方法です。例えば、「Meeting Request」や「Question about the Project」といった書き方が良いでしょう。
ビジネス英語メールの「件名 (Subject)」は、相手にメールの内容を明確に伝えるために非常に重要な要素です。簡潔で具体的な表現を使い、興味を引くような内容にすることが大切です。
以下に、ビジネスのシチュエーションごとにビジネス英語メールの件名(Subject)のサンプルを挙げます。
これらはあくまで例であり、具体的なシチュエーションによって適切な件名は異なります。ビジネスのシチュエーションに合わせて、簡潔で明確な件名を選択するようにしてください。
宛先（To）について
メールを送信する相手のメールアドレスを指定しましょう。また、必要に応じてCc（Carbon Copy）やBcc（Blind Carbon Copy）を使って、複数の人に同時に送信することもできます。Ccはメールを受信する人が他にもいることを明示的に示すことができ、Bccはメールを受信する人が他にいることを非公開にすることができます。
本文（Body）について
プライベートメールでは、ビジネスメールよりもフレンドリーなトーンで書くことが多いです。ただし、相手によって書き方は異なります。友人や家族に送るメールでは、親しみやすく、カジュアルなトーンで書くことができますが、上司や先輩に送るメールでは、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。また、メールの本文は明確かつ簡潔な表現を心がけることが重要です。適度な段落分けや改行を入れて、読みやすくすることも大切です。
1.宛名
ビジネス英語メールにおいては、宛名の書き方が重要です。宛名は、相手に対する敬意や親しみを示すための重要な要素の一つであり、適切に書くことが好印象を与えます。
一般的に、ビジネス英語メールの宛名は以下のようなフォーマットに従います。
ここで使用する敬称は、相手の地位や役職に応じて使い分けることが一般的です。以下に一般的な敬称をいくつか挙げておきます。
敬称の後には、受信者の名前を続けます。ここで、受信者の名前をフルネームもしくは名字で書くか、ニックネームで書くかは、相手との関係によって異なります。上司や目上の人には名字で書くことが一般的ですが、同僚や取引先の場合には、ニックネームで呼ばれている場合もあるため、その場合にはニックネームで書くこともできます。
例えば、Dear Mr. Whiteという宛名の場合、Mr.は敬称、Whiteは受信者の名前です。また、Dear Ms. Johnsonという宛名の場合、Ms.は敬称、Johnsonは受信者のフルネームです。
その他にも以下のように受信者の名前以外を使った宛名の書き方もあります。
なお、ビジネス英語メールにおいては、相手との関係や用件に応じてフォーマットを変えることができます。例えば、同僚や知人に宛てる場合には、Hi [ニックネーム] というように、よりカジュアルな表現を用いることもできます。ただし、敬意や礼儀を欠かさず、相手に失礼のないように気をつけましょう。
2.書き出しの挨拶
本題に入る前の書き出しの挨拶では、メールの目的を明確にするために重要な役割を果たします。この一文は、何のためにメールを送るのか、どのような話題を扱うのか、相手に何を伝えたいのか、ということを端的に示す必要があります。
例えば、以下のような形で書くことができます。
これらの例からも分かるように、最初の一文では、メールの目的や話題を明確に示すことが重要であるということがわかります。この一文がクリアであれば、相手はメールの本文を読み進める際に、何を期待しているかを明確に把握することができます。
以下、当サイトのビジネス英語メールで使える書き出しの挨拶を紹介しているページとなります。
3.本題
本題では、簡潔で明確な文章で書くことが重要です。段落ごとに1つのトピックに集中し、必要な情報をすべて含めるようにしましょう。また、相手に向けた明確な要求やアクションを含めることで、相手にメールを受け取って何をすべきかを明確にすることができます。さらに、ビジネス英語メールでは、文章が敬意を持って書かれていることが重要です。
以下は、ビジネス英語メールの本文を書く際に注意すべき点です。
- メールの目的を明確にする
ビジネス英語メールを書く際には、最初にメールの目的を明確にすることが重要です。例えば、会議の招集や報告、依頼、問い合わせなど、目的に応じた言葉や表現を使って伝えましょう。 - 簡潔かつ明確な文章を使う
ビジネス英語メールでは、簡潔で明確な文章を使うことが重要です。長文や冗長な表現は避け、相手がすぐに理解できるような言葉遣いで書きましょう。また、正確な情報を伝えるためにも、文法やスペルミスには十分に注意しましょう。 - 詳細な情報を提供する
必要に応じて、ビジネス英語メールの本文に詳細な情報を提供しましょう。例えば、会議の日時や場所、報告の内容やデータ、依頼に対する詳細な要件など、相手が必要とする情報を的確かつ詳細に伝えるようにしましょう。 - 親切で丁寧な言葉遣いを心がける
ビジネス英語メールでは、親切で丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。相手に対して敬意を持ち、感謝の気持ちや好意を示す表現を使いましょう。また、必要に応じて、相手の名前や役職を使って呼びかけるとよいでしょう。 - 結論を明確にする
ビジネス英語メールでは、最後に結論を明確にすることが重要です。例えば、会議の出席確認や依頼に対する回答、次のステップに関する提案など、明確な結論を伝えることで、相手に返信やアクションを促すことができます。
以上がビジネス英語メールの本題の書き方のポイントです。
4.結びの挨拶
結びの挨拶は、ビジネス上でのやりとりにおいて相手への敬意と感謝を表したり、相手に何らかの行動を促すことで、円滑なやり取りを行うことができます。以下にいくつかの例を示します。
上記の例は、一般的なビジネス英語メールの結びの挨拶の例ですが、シチュエーションや相手との関係性によって、より適切なフレーズを使用する必要があります。また、自分の感謝の気持ちを伝える際には、自然な英語で書くようにし、過度な表現や言葉遣いには注意してください。
ここでは敢えて、「4.結びの挨拶」と「5.結語」を分けてますが、場合によっては内容が被ってしまうのでその場合はどちらか一方だけでも良いでしょう。
以下、当サイトのビジネス英語メールで使える結びの挨拶を紹介しているページとなります。
5.結語
結語は、ビジネス英語メールの最後の文（署名の直前）で、相手に対する丁寧な印象を与えるために非常に重要な要素の1つです。以下に結語の書き方について詳しく説明します。
- “Sincerely” や “Best regards” などの一般的な結語
ビジネス英語メールの再挨拶として、一般的なものに “Sincerely” や “Best regards” があります。これらのフレーズは、ビジネス上のやりとりにおいて一般的に使われているため、受信者に対して丁寧な印象を与えることができます。
書き方としては、以下のように署名の直前にカンマをつけて用いるのが一般的です。 - “Thank you for your time” のような内容を含める結語
もう少し具体的な内容を含める再挨拶の書き方として、次のようなものがあります。例えば、「お忙しい中、私のメールにお時間をいただきありがとうございました」といった形で、相手に感謝の気持ちを示すことができます。 - 受信者に合わせた結語
また、相手に合わせた再挨拶の書き方も重要です。受信者が知人である場合は、”Warm regards” のような親しい挨拶を使うことができます。また、ビジネスパートナーの場合には、”Kind regards” や “Respectfully” などの堅苦しい挨拶を使うことができます。 - 場合によっては再挨拶を省略する
最後に、ビジネス英語メールにおいては、結語を省略することもできます。特にやり取りが何度も続いている場合や、相手との間に親密な関係がある場合には、結語を省略しても問題ありません。ただし、無言でメールを終えることは避けましょう。最後に、例えば “Thank you” や “Regards” など、簡潔なメッセージを入れることで、丁寧な印象を与えることができます。
最後によく利用される結語の例を挙げます。
これらは一般的に使われる結語のフレーズであり、ビジネス上のやりとりにおいては、丁寧で適切な印象を与えることができます。ただし、相手との関係ややりとりの文脈に合わせて、適切な結語を選択することが重要です。例えば、堅苦しい場面では “Respectfully” のような敬意を表すフレーズが適している一方で、親密な関係にある相手に対しては “Warm regards” のような親しみやすいフレーズを使用することができます。
6.署名
ビジネス英語メールにおいては、最後に自分の署名を入れることが重要です。署名には、以下のような情報を含めることができます。
書き方の順番としては、以下のような順に書くのが一般的ですが、組織によって様々です。また、組織のロゴやアイコンを入れる場合もあります。
①氏名
②役職
③組織名
④連絡先（住所、電話、eメール、ウェブサイトアドレス等）
以下は、上記をふまえたビジネス英語メールでの署名の実例です。
このように、氏名、役職、所属する組織名、連絡先情報を簡潔にまとめて、最後に署名を入れるようにしましょう。また、署名にリンクを付けて、自分のプロフィールや所属する組織のWebサイトに誘導することもできます。
その他（注意点など）
添付ファイル (Attachment)
ビジネス英語メールには、重要な文書やデータなどを添付ファイルとして送信することが一般的です。添付ファイルを送信する場合には、以下の点に注意してください。
- ファイル形式
相手が添付ファイルを受信できる形式であることを確認してください。例えば、Microsoft Wordで作成した文書を送信する場合には、相手がWordを持っていない場合でも開けるPDF形式に変換することができます。 - ファイル名
ファイル名には、内容を簡潔にまとめた名前を付けるようにしましょう。例えば、「プレゼン資料_v2」や「契約書_サンプル」などが適切なファイル名です。 - ファイルサイズ
添付ファイルのファイルサイズにも注意が必要です。大きなファイルを送信する場合には、相手が受信できる回線速度や受信メールサーバーの容量などを考慮して、ファイルサイズを適切に調整する必要があります。
以下は、添付ファイルを送信する際の例です。
この例では、まず冒頭で相手の健康を気遣い、提案書の送付の目的を明確に伝えています。そして、添付ファイルのファイル名と形式について記載し、相手が資料を受信できるように注意しています。最後に、追加の質問や懸念事項がある場合には、自分への連絡を促しています。
返信や転送の場合
ビジネス英語メールでも返信や転送をする場合は、元のメールに引用することが一般的です。引用する場所は、自分が書き加えた箇所が明確に分かるようにすることが重要です。また、引用した部分に対して、自分の意見や返信内容を明確に示すようにしましょう。
以上がビジネス英語メールの一般的な構成と書き方のポイントです。ビジネス上でのやり取りにおいては、相手に敬意を持ち、明確で簡潔な文章を書くことが重要です。また、メールの返信や返事が必要な場合には、迅速かつ丁寧に返信するようにしましょう。
