ビジネス英語メールにおける文体の注意点

ビジネス英語メールにおける文体の注意点 ビジネス英語メールに役立つTips
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ビジネス英語メールは、プロフェッショナルな印象を与えるために、正確かつ明確に書かれることが求められます。そのため、文体の選択は非常に重要です。この記事では、ビジネス英語メールにおける文体の注意点について説明します。

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フォーマルな文体を使用する

ビジネス英語メールでは、フォーマルな文体を使用することが一般的です。フォーマルな文体とは、敬意を表す言葉やフレーズを使い、丁寧な口調で文章を書くことです。フォーマルな文体を使用することで、相手に対する敬意を示し、信頼感を与えることができます。一方、カジュアルな文体は、親密な関係の人とのコミュニケーションに適していますが、ビジネスシーンでは適切ではありません。

ビジネス英語メールの文体には、極端にフォーマルなものから、カジュアルなものまで、様々なものがあります。送信先や送信目的によって、どの程度のフォーマルさが求められるかを把握し、適切な文体を使用することが大切です。

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短い文を使用する

ビジネス英語メールは、相手に正確で明確な情報を伝えることが求められます。そのため、簡潔で分かりやすい文章を書くことが大切です。長い文は相手にとって読みづらく、意味を理解するのが困難になることがあります。短い文を使用することで、相手に読みやすく、理解しやすい文章を提供することができます。

例えば、次の文は長く、読みづらいです。

Despite the fact that we have not yet received the final approval from our legal department, we believe that this project will be successful and we would like to proceed with the next steps as soon as possible.

これを短く書き直すと、次のようになります。

Although we haven’t received final approval from legal, we want to proceed with the next steps quickly, confident the project will succeed.

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アクティブな声を使用する

アクティブな声を使用することで、文章をより明確にし、読み手に対して強い印象を与えることができます。アクティブな声は、主語が行為の主体である文法構造です。例えば、次の文はアクティブな声で書かれています。

We will respond to your inquiry by the end of the day.

一方、次の文はパッシブな声で書かれています。

Your inquiry will be responded to by the end of the day.

アクティブな声を使用することで、文章がよりダイレクトで明確になります。

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受け身の表現を避ける

さらに、受け身を避けることも重要です。受け身の文体は、相手に責任を負わせるように思えるため、極力避けることが望ましいです。例えば、「問題が解決された」という文よりも、「私たちは問題を解決しました」という文のほうが、積極的で明確です。

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まとめ

以上が、ビジネス英語メールにおける文体の注意点です。文体に気をつけることで、より明確なコミュニケーションが実現できます。

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