ビジネス英語メールは、プロフェッショナルな印象を与えるために、正確かつ明確に書かれることが求められます。そのため、文体の選択は非常に重要です。この記事では、ビジネス英語メールにおける文体の注意点について説明します。
フォーマルな文体を使用する
ビジネス英語メールでは、フォーマルな文体を使用することが一般的です。フォーマルな文体とは、敬意を表す言葉やフレーズを使い、丁寧な口調で文章を書くことです。フォーマルな文体を使用することで、相手に対する敬意を示し、信頼感を与えることができます。一方、カジュアルな文体は、親密な関係の人とのコミュニケーションに適していますが、ビジネスシーンでは適切ではありません。
ビジネス英語メールの文体には、極端にフォーマルなものから、カジュアルなものまで、様々なものがあります。送信先や送信目的によって、どの程度のフォーマルさが求められるかを把握し、適切な文体を使用することが大切です。
短い文を使用する
ビジネス英語メールは、相手に正確で明確な情報を伝えることが求められます。そのため、簡潔で分かりやすい文章を書くことが大切です。長い文は相手にとって読みづらく、意味を理解するのが困難になることがあります。短い文を使用することで、相手に読みやすく、理解しやすい文章を提供することができます。
例えば、次の文は長く、読みづらいです。
これを短く書き直すと、次のようになります。
アクティブな声を使用する
アクティブな声を使用することで、文章をより明確にし、読み手に対して強い印象を与えることができます。アクティブな声は、主語が行為の主体である文法構造です。例えば、次の文はアクティブな声で書かれています。
一方、次の文はパッシブな声で書かれています。
アクティブな声を使用することで、文章がよりダイレクトで明確になります。
受け身の表現を避ける
さらに、受け身を避けることも重要です。受け身の文体は、相手に責任を負わせるように思えるため、極力避けることが望ましいです。例えば、「問題が解決された」という文よりも、「私たちは問題を解決しました」という文のほうが、積極的で明確です。
まとめ
以上が、ビジネス英語メールにおける文体の注意点です。文体に気をつけることで、より明確なコミュニケーションが実現できます。
