ビジネス英語メールで使われるフォーマルな表現とは？カジュアルな表現との違い

ビジネスメールを送る際には、フォーマルな表現が求められます。カジュアルな表現は相手方に失礼な印象を与えることがあるため、注意が必要です。以下では、カジュアルな表現とフォーマルな表現を比較して、ビジネス英語メールで使われるフォーマルな表現について分かりやすく解説します。

フォーマルな表現とカジュアルな表現の比較

挨拶の表現

カジュアルな表現：Hey [相手の名前]

フォーマルな表現：Dear Mr./Ms. [相手の名前]

ビジネスメールでは、開始の挨拶を行うことが一般的です。例えば、「Dear Mr./Ms. (相手の名前)」という形式で相手に対する敬称を用いた挨拶をすることが多いです。また、相手の職位に合わせた敬称を使用することもあります。

カジュアルな表現では、「Hi」や「Hey」という短い言葉を使って相手に話しかけますが、ビジネスメールでは相手に対して敬意を示す必要があります。そのため、相手の名前に敬称を付けた挨拶をすることが一般的です。

お願いや依頼の表現

カジュアルな表現：Please send me the report (報告書を送ってください)

フォーマルな表現：Would you be so kind as to send me the report? (報告書を送ってくださいますか？)

カジュアルな表現では、単純に相手に対して何かをお願いする形で表現しますが、ビジネスメールでは相手に対して尊敬の念を示す必要があります。そのため、「Would you be so kind as to 〜」のような丁寧な表現が使われます。

謝罪の表現

カジュアルな表現：Sorry for the delay. (遅れて申し訳ありません。)

フォーマルな表現：Please accept my apologies for the delay. (お待たせしてしまって申し訳ありません。)

カジュアルな表現では、簡単に謝罪の言葉を述べることが一般的ですが、ビジネスメールでは相手に対して丁寧な謝罪の言葉を述べることが求められます。

カジュアルな表現：Sorry for the delay in my response. (返信が遅くなってごめんね。)

フォーマルな表現：I would like to sincerely apologize for the delay in my response. (ご返信が遅れ、誠に申し訳ありません。)

また、「I would like to sincerely apologize for the delay in my response.」のように、相手に具体的な謝罪の意を伝える表現を使用しましょう。

カジュアルな表現：Oops, I’m sorry about that. (あっ、ごめんなさい。)

フォーマルな表現：I would like to extend my sincere apologies for the inconvenience caused. (ご不便をおかけして、心よりお詫び申し上げます。)

他にも、「I would like to extend my sincere apologies for the inconvenience caused.」のように、誠意を込めた謝罪の表現もあります。

感謝の表現

カジュアルな表現：Thanks! (ありがとう！)

フォーマルな表現：Thank you very much for your kind assistance. (ご協力いただき、ありがとうございました。)

カジュアルな表現では、単純に相手に対して感謝の意を表す形で表現しますが、ビジネスメールでは相手に対して敬意を表す必要があります。そのため、「Thank you very much for your kind assistance.」のような丁寧な表現が使われます。

カジュアルな表現：I really appreciate your help! (本当に手伝ってくれてありがとう！)

フォーマルな表現：I would like to express my sincere appreciation for your assistance. (ご協力いただき、心より感謝申し上げます。)

また、「I would like to express my sincere appreciation for your assistance.」のように、相手に対して具体的に感謝の意を伝える表現を使用しましょう。

依頼の表現

カジュアルな表現：Could you do me a favor? (お願いがあるんだけど…)

フォーマルな表現：I would be grateful if you could assist me with this matter. (この件でお手伝いいただければ幸いです。)

カジュアルな表現では、単純に相手に対してお願いをする形で表現しますが、ビジネスメールでは相手に対して敬意を表す必要があります。そのため、「I would be grateful if you could assist me with this matter.」のような丁寧な表現が使われます。

承諾の表現

カジュアルな表現：Sure, I can do that. (はい、できますよ。)

フォーマルな表現：Thank you for your offer. I would be delighted to assist you. (ご提案いただき、ありがとうございます。お手伝いできることを光栄に思います。)

ビジネスメールでの承諾の表現では、丁寧な表現が求められます。単純に「Sure, I can do that.」のような返信ではなく、「Thank you for your offer. I would be delighted to assist you.」のように、相手に対して敬意を表す表現を使うようにしましょう。

断りの表現

カジュアルな表現：Sorry, I can’t make it. (申し訳ありませんが、都合が悪くて行けません。)

フォーマルな表現：Thank you for the invitation. Unfortunately, I am unable to attend. (ご招待いただき、ありがとうございます。残念ながら参加できません。)

ビジネスメールでの断りの表現では、丁寧な表現が求められます。カジュアルな表現ではなく、「Thank you for the invitation.」のように感謝の言葉を述べた上で、「Unfortunately, I am unable to attend.」のように丁寧に断りの言葉を述べるようにしましょう。

依頼の拒否の表現

カジュアルな表現：Sorry, I can’t help you with that. (申し訳ありませんが、そのお手伝いはできません。)

フォーマルな表現：Thank you for considering me for this matter. However, I regret to inform you that I am unable to assist you at this time. (この件についてご検討いただき、ありがとうございます。しかし、現在お手伝いできないことをお詫び申し上げます。)

ビジネスメールでの依頼の拒否の表現では、丁寧な表現が求められます。カジュアルな表現ではなく、「Thank you for considering me for this matter.」のように感謝の言葉を述べた上で、「However, I regret to inform you that I am unable to assist you at this time.」のように丁寧に断りの言葉を述べるようにしましょう。

確認の表現

カジュアルな表現：Got it, thanks! (了解です、ありがとう！)

フォーマルな表現：Thank you for your message. I would like to confirm that I have received it. (メッセージをいただき、ありがとうございます。受信確認をさせていただきます。)

ビジネスメールでの確認の表現では、相手に対して確認を取りたい旨を伝え、丁寧な表現で受信確認を行うことが求められます。「Thank you for your message. I would like to confirm that I have received it.」のように、相手に対する敬意を示し、確認を取ることが大切です。

提案の表現

カジュアルな表現：What if we try this approach? (もし、こちらのアプローチを試してみたらどうですか？)

フォーマルな表現：I would like to propose an alternative solution. (別の解決策を提案させていただきます。)

ビジネスメールでの提案の表現では、相手に対して敬意を示し、自分の意見を丁寧に伝えることが求められます。「I would like to propose an alternative solution.」のように、相手に提案することを丁寧に伝え、具体的なアプローチを提示しましょう。

承認の表現

カジュアルな表現：Sounds good to me! (私には良いと思えます！)

フォーマルな表現：Thank you for the proposal. I would like to approve it. (提案ありがとうございます。承認させていただきます。)

ビジネスメールでの承認の表現では、相手に対して敬意を示し、明確に承認する旨を伝えることが求められます。「Thank you for the proposal. I would like to approve it.」のように、相手に対する感謝の意を表しつつ、承認することを丁寧に伝えましょう。

カジュアルな表現：Sure, go ahead and book the flight. (もちろん、フライトを予約していいよ。)

フォーマルな表現：I approve the booking of the flight as per your recommendation. (あなたの推薦に従い、フライトの予約を承認いたします。)

「I approve the booking of the flight as per your recommendation.」のように、相手の提案や推薦に従って明確な承認の意思を伝える表現もあります。

否定の表現

カジュアルな表現：Nah, I don’t think that’s a good idea. (いや、それは良くないと思います。)

フォーマルな表現：I regret to inform you that your proposal has been declined. (ご提案いただきありがとうございますが、申し訳ありませんが、お断りさせていただきます。)

ビジネスメールでの否定の表現では、相手に対して敬意を示し、明確に断る旨を伝えることが求められます。「I regret to inform you that your proposal has been declined.」のように、相手に対する敬意を忘れず、丁寧に断ることが大切です。

話題の変更の表現

カジュアルな表現：Anyway, let’s move on to the next topic. (とにかく、次の話題に移りましょう。)

フォーマルな表現：Let’s shift our focus to another matter. (別の問題にフォーカスしましょう。)

ビジネスメールでの話題の変更の表現では、相手に対して丁寧に、かつスムーズに話題を変えることが求められます。「Let’s shift our focus to another matter.」のように、相手に別の問題にフォーカスすることを提案する表現を使用しましょう。

お詫びの表現

カジュアルな表現：Sorry about that, I’ll make sure it won’t happen again. (すみません、もう二度と起こらないようにします。)

フォーマルな表現：We deeply apologize for the inconvenience caused. (ご迷惑をおかけして、深くお詫び申し上げます。)

ビジネスメールでのお詫びの表現では、相手に対して敬意を示し、深くお詫びの意を表現することが求められます。「We deeply apologize for the inconvenience caused.」のように、相手に迷惑をかけたことに対して深いお詫びの意を表現する表現を使用しましょう。

お知らせの表現

カジュアルな表現：Just wanted to let you know that the meeting has been rescheduled. (ミーティングの日程が変更になったことをお知らせしたかったんだ。)

フォーマルな表現：We would like to inform you that the meeting has been rescheduled. (ミーティングの日程が変更になった旨をお知らせ申し上げます。)

ビジネスメールでのお知らせの表現では、相手に対して明確かつ丁寧に、かつ迅速に情報を伝えることが求められます。「We would like to inform you that the meeting has been rescheduled.」のように、相手に対して変更の情報を明確に伝える表現を使用しましょう。また、必要に応じて、追加の情報や手順を提供することも大切です。

面会の依頼の表現

カジュアルな表現：Hey, would you be up for grabbing lunch sometime this week? (今週のうちにランチでも一緒に食べないか？)

フォーマルな表現：I would like to request a meeting with you to discuss the project. (プロジェクトについて話し合うために、お会いできることをお願いしたいのですが。)

ビジネスメールでの面会の依頼の表現では、相手に対して丁寧に、かつ具体的な理由を伝えることが求められます。「I would like to request a meeting with you to discuss the project.」のように、相手に具体的な目的を伝え、面会を依頼する表現を使用しましょう。

調整の提案の表現

カジュアルな表現：How about we meet up in the afternoon instead? (午後に会えないか？)

フォーマルな表現：Would it be possible to reschedule the meeting for the afternoon? (ミーティングの日程を午後に変更することは可能でしょうか？)

ビジネスメールでの調整の提案の表現では、相手に対して丁寧に、かつ提案をすることが求められます。「Would it be possible to reschedule the meeting for the afternoon?」のように、相手に変更を提案し、可能であれば調整することを依頼する表現を使用しましょう。

招待の表現

カジュアルな表現：Hey, why don’t you come to our company party next week? (来週の社内パーティーに参加しないか？)

フォーマルな表現：We would like to extend an invitation for you to attend our company party next week. (来週の社内パーティーに参加いただけるよう、ご招待申し上げます。)

ビジネスメールでの招待の表現では、相手に対して丁寧に、かつ具体的なイベント内容を伝えることが求められます。「We would like to extend an invitation for you to attend our company party next week.」のように、相手に参加を依頼し、具体的なイベントの詳細を伝える表現を使用しましょう。

承認の依頼の表現

カジュアルな表現：Hey, can you approve this proposal for me? (この提案を承認してくれる？)

フォーマルな表現：I would like to request your approval for this proposal. (この提案について、ご承認いただけますでしょうか。)

ビジネスメールでの承認の依頼の表現では、相手に対して丁寧に、かつ明確な理由を伝えることが求められます。「I would like to request your approval for this proposal.」のように、相手に承認を依頼する表現を使用し、明確な理由を伝えることで、相手が承認する理由を明確にすることが大切です。

同意の表現

カジュアルな表現：Yeah, that sounds good to me. (いいね、それでいいと思う。)

フォーマルな表現：I agree with the proposed solution and believe it is the most viable option in the current situation. (提案された解決策に同意し、現在の状況において最も実行可能な選択肢であると考えています。)

ビジネスメールでの同意の表現では、相手の提案や意見に対して尊重し、かつ自分の考えを明確に伝えることが求められます。「I agree with the proposed solution and believe it is the most viable option in the current situation.」のように、相手の意見に同意した上で、自分の考えも明確に示す表現を使用しましょう。

許可の表現

カジュアルな表現：Can I use the company car this weekend? (今週末に会社の車を使っていい？)

フォーマルな表現：I would like to request permission to use the company car this weekend. (今週末に会社の車を使用するため、許可をお願い申し上げます。)

ビジネスメールでの許可の表現では、相手に対して丁寧に、かつ具体的な許可を伝えることが求められます。「I would like to request permission to use the company car this weekend.」のように、相手に具体的な許可を伝える表現を使用しましょう。