ビジネス英語メール 指示・指図「クレーム対応の指示」

英：I need you to take care of the customer complaint as soon as possible.

日：お客様のクレームに早急に対応してください。

英：Can you please respond to the customer’s concern and resolve the issue?

日：お客様のご心配にお応えして、問題を解決してください。

英：We need to provide a professional and timely solution to the customer’s complaint.

日：お客様の苦情に対して、プロフェッショナルでタイムリーな解決策を提供してください。

英：Can you start working on the customer’s issue immediately?

日：お客様の問題にすぐに取り掛かってください。

英：Please investigate the matter thoroughly and come up with a solution for the customer.

日：徹底的に調査して、お客さまのために解決策を考えてください。

英：It’s important that we ensure the customer is satisfied with the resolution.

日：お客様が解決に満足されるか確認してください。

英：Can you make every effort to resolve the customer’s complaint and make sure they are happy with the outcome?

日：お客様の苦情を解決するためにあらゆる努力をし、その結果に満足しているかどうかを確認できますか？

英：Can you make every effort to resolve the customer’s complaint and make sure they are happy with the outcome?

日：お客様が何が起こっているのかを知るために、解決の進捗状況を常に報告してください。

英：Make sure that the customer is informed of any follow-up actions and that they are satisfied with the outcome.

日：その後の対応についてお客様にお知らせし、お客様がその結果に満足されていることを確認してください。

英：This is a serious matter, and I need you to take responsibility for the customer’s complaint.

日：これは深刻な問題なので、お客様の苦情に責任を持って対応してください。

英：Can you handle the customer’s complaint with sensitivity and empathy, showing them that we care about their concerns?

日：お客様の苦情を繊細かつ共感的に処理し、私たちがお客様の懸念を気にかけていることを示してください。

英：It’s important that we document the customer’s complaint and keep a record of the resolution.

日：お客様の苦情を文書化し、解決したことを記録してください。

英：Can you offer compensation or a resolution that is acceptable to the customer and meets their needs?

日：補償や、お客様が納得し、ニーズを満たす解決策を提示してください。

英：Can you provide the customer with an explanation for the cause of the issue and let them know what steps we are taking to prevent it from happening again?

日：お客様に問題の原因について説明し、再発防止のためにどのような手段をとっているかを知らせてください。

英：Let’s show our appreciation for the customer’s feedback and let them know that we value their opinions.

日：お客様のフィードバックに感謝の意を示し、彼らの意見を尊重するようにしましょう。

英：Can you offer the customer a sincere apology for the inconvenience they have experienced?

日：お客様が経験した不便さについて、心からのお詫びを申し上げてください。

英：Encourage the customer to reach out if they have any further concerns and let them know that we are here to help.

日：さらに何かご心配なことがあれば、ご連絡をいただくようお客様に促し、私たちがお手伝いすることをお伝えしてください。

英：Finally, please follow up with the customer to confirm their satisfaction with the resolution and make sure they are happy with the outcome.

日：最後に、お客様が解決に満足されていることを確認し、フォローアップをお願いします。

＜英語メール＞

Dear Ms. Green,

I hope this email finds you well. I am writing to inform you that we have received a customer complaint regarding a delay in delivery of their order. This is a critical matter and requires immediate attention.

As a representative of our company, it is important that we handle all customer complaints professionally and effectively. I would like you to take the lead in responding to this complaint and ensuring that the customer is satisfied with the resolution.

Please take the following steps in addressing the complaint:

1. Investigate the complaint and gather all necessary information.
2. Provide the customer with a clear and concise response.
3. Offer a solution or alternative that will meet the customer’s needs and expectations.
4. Keep the customer updated on the progress of the resolution.
5. Document the complaint and record any actions taken to resolve it.
6. Take responsibility for the complaint and ensure that it is resolved in a timely manner.

It is essential that we maintain good communication with our customers and show empathy and understanding towards their concerns. I trust that you will handle this matter with the highest level of professionalism and integrity.

If you have any questions or require any additional support, please do not hesitate to reach out to me.

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards,
Taiyo Kisaragi
ABC Corporation

＜日本語訳＞

グリーン様

お元気のことと思います。このたびは、ご注文いただいた商品のお届けが遅れたということで、お客様から苦情をいただきましたので、お知らせいたします。これは重大な問題であり、早急な対応が必要です。

当社の代表として、すべての顧客からの苦情にプロフェッショナルかつ効果的に対処することが重要です。あなたには、この苦情に率先して対応し、お客様が解決に満足されるようにしていただきたいと思います。

以下の手順で苦情に対処してください。

1. 苦情を調査し、必要な情報をすべて収集する。
2. 明確かつ簡潔な回答をお客様に提供すること。
3. お客様のニーズと期待に応える解決策や代替案を提供する。
4. 解決の進捗状況について、お客様に常に最新情報を提供する。
5. 苦情を文書化し、解決のために取った行動を記録する。
6. 苦情に責任を持ち、タイムリーに解決する。

私たちは、お客様との良好なコミュニケーションを維持し、お客様の懸念に共感し、理解を示すことが不可欠です。私は、あなたが最高レベルのプロ意識と誠実さを持って、この問題に対処してくれることを信じています。

ご質問や追加サポートが必要な場合は、遠慮なく私にご連絡ください。

この件に迅速に対応していただき、ありがとうございました。

よろしくお願いします。
如月太陽
株式会社ABC

＜英語メール＞

Dear Ms. Adams,

I hope this email finds you well. I have received a complaint from one of our suppliers regarding an issue with our recent order. It is imperative that we respond to this complaint in a prompt and professional manner.

Please take the following steps to address the supplier’s complaint:

1. Investigate the issue thoroughly to understand the root cause of the problem.
2. Contact the supplier as soon as possible to apologize for the inconvenience caused.
3. Provide a clear and concise explanation of the issue and the actions that we will take to resolve it.
4. Keep the supplier informed of the progress of the resolution process.
5. Offer alternative solutions or compensation if necessary.
6. Document the complaint and the actions taken to resolve it for future reference.
7. Ensure that the same issue does not occur again in the future.

Please let me know if you need any assistance or clarification regarding this matter. I am counting on you to handle this issue with the utmost professionalism and care.

Best regards,
Eisuke Katsuragi
ABC Corporation

＜日本語訳＞

アダムス様

お元気のことと思います。私たちのサプライヤーの一社から、最近の注文に関する問題で苦情を受けました。この苦情には、迅速かつプロフェッショナルな方法で対応することが不可欠です。

サプライヤーからの苦情に対応するために、以下のステップを踏んでください。

1. 問題の根本的な原因を理解するために、問題を徹底的に調査すること。
2. できるだけ早くサプライヤーに連絡し、生じた不都合を詫びる。
3. 問題とその解決のために取るべき行動について、明確かつ簡潔な説明を行う。
4. 解決プロセスの進捗について、お取引先様に常に情報を提供します。
5. 必要に応じて、代替案または補償を提供します。
6. 今後の参考のため、苦情とその解決のために取った行動を文書化する。
7. 今後、同じ問題が発生しないようにすること。

この件に関して何かサポートや説明が必要な場合は、私に知らせてください。私は、あなたがこの問題を最高のプロ意識と配慮を持って処理することを期待しています。

よろしくお願いします。
桂木英介
株式会社ABC

＜英語メール＞

Dear Mr. Hernandez,

I hope this email finds you well. I am writing to inform you about a customer complaint that has come to our attention regarding our SaaS product. Our customer has reported some display bugs in our software, and I need your immediate attention to resolve this issue.

I would like to request that you work closely with our customer service team to resolve this issue as soon as possible. Our customer satisfaction is of utmost importance, and I expect that you will take all necessary steps to resolve this issue in a timely and professional manner.

Please keep me updated on the progress of the resolution, and ensure that you provide clear and concise communication to the customer. I would also like to remind you to document the complaint and any actions taken, as it will help us prevent similar issues in the future.

If you need any assistance or additional resources to resolve this issue, please do not hesitate to reach out to me or the customer service team. We are here to support you and ensure that our customers are satisfied with our product.

Thank you for your prompt attention to this matter. I am looking forward to hearing from you soon.

Best regards,
Yoshitatsu Nomura
ABC Corporation

＜日本語訳＞

ヘルナンデス様

お元気のことと思います。このたび、弊社のSaaS製品に関して、お客様からの苦情がありましたので、お知らせいたします。当社のソフトウェアに表示上のバグがあるとのことで、この問題を解決するために早急にご対応をいただきたいと思います。

この問題を解決するために、当社のカスタマーサービスチームと密接に連携して、できるだけ早く解決するようお願いしたいと思います。お客様の満足が最も重要であり、この問題をタイムリーかつプロフェッショナルな方法で解決するために必要なすべてのステップを踏むことを期待しています。

また、お客様に明確かつ簡潔なコミュニケーションを提供するようお願いします。また、苦情とその対応策を文書化することは、今後の同様の問題の予防に役立ちますので、忘れないようにしてください。

この問題を解決するために、何かお手伝いや追加のリソースが必要な場合は、遠慮なく私やカスタマー・サービス・チームに連絡してください。私たちはあなたをサポートし、お客様が当社の製品にご満足いただけるようお手伝いします。

この件に対するご迅速な対応に感謝いたします。近日中にあなたからのご連絡を心待ちにしております。

よろしくお願いします。
野村 佳辰
株式会社ABC