ビジネスシーンでは、英語でメールのやりとりをすることがよくあります。しかし、日本語と英語では表現の仕方や、文化の違いがあるため、正しい英語でメールを書くことは難しいかもしれません。特に返信をする場合は、相手からのメールの内容に合わせて、適切な返信を書く必要があります。本記事では、ビジネス英語メールの返信の書き方について、重要なことや注意点を解説します。
返信の種類
ビジネス英語メールにおいて、返信にはいくつかの種類があります。まず、相手からのメールに対して返答をする場合は、以下のような返信があります。
- 通常の返信
- 返答と同時に資料を添付する返信
- 返答と同時に質問をする返信
また、相手からのメールに対して返答しない場合でも、以下のような返信があります。
- 受信確認の返信
- 内容に同意しない旨を伝える返信
- 詳細についての返信を後日する旨を伝える返信
返信の際の重要なこと
ビジネス英語メールにおいて、返信をする際には以下のような重要なことに気を付ける必要があります。
迅速に返信する
ビジネスシーンにおいては、相手からのメールにできるだけ迅速に返信することが求められます。返信を遅らせてしまうと、相手からの信頼を失う可能性があるため、返信をする際には迅速さが重要です。
相手のメールの内容に合わせた返信をする
相手からのメールの内容に合わせて、適切な返信をすることが求められます。具体的には、相手からの質問には答え、要望がある場合にはそれに応じるなど、相手のメールに対して適切な対応をすることが重要です。
敬意を示す
ビジネス英語メールにおいては、相手に対して敬意を示すことが求められます。例えば、相手の名前を正しく書く、相手が持つ役職に適した敬称を使う、挨拶や結びの言葉を使う、といった方法があります。敬意を示すことで、相手との信頼関係を築くことができます。
機密情報を守る
ビジネス英語メールにおいては、機密情報を守ることが重要です。例えば、パスワードやクレジットカード番号、社内の情報などは、メールで送信することは避けるべきです。また、個人情報なども、適切な保護措置を講じた上で送信するようにしましょう。
返信の注意点
ビジネス英語メールにおいて、返信をする際には以下のような注意点にも気を付ける必要があります。
返信をする前に内容を確認する
返信をする前に、相手からのメールの内容を十分に確認しましょう。相手が何を求めているのか、何を伝えたいのか、どんな状況でメールを送っているのかなど、相手の意図を理解した上で返信することが大切です。
感情的にならないようにする
ビジネス英語メールにおいては、感情的な表現や攻撃的な表現を避けるようにしましょう。相手とのトラブルがあった場合でも、冷静に対応することが重要です。また、相手に不快感を与えるような表現を使わないようにしましょう。
返信期限に気を付ける
相手からのメールに返信する場合、出来るだけ迅速に返信するようにしましょう。返信期限が設定されている場合は、それに従うようにしましょう。返信が遅れる場合には、相手に事前に連絡を入れることが望ましいです。
返信の形式に気を付ける
相手がメールで送ってきた形式に従って、同じ形式で返信するようにしましょう。例えば、相手が箇条書きでまとめていた場合には、同じ形式で返信することが望ましいです。また、相手が複数の質問をしていた場合には、それぞれに対して明確に返答するようにしましょう。
返信内容を振り返る
返信を送信する前に、返信内容を振り返って、相手にとって必要な情報が全て含まれているか、誤字脱字がないか、適切なフォーマットで書かれているかなどを確認しましょう。また、必要に応じて、相手にとって不明瞭な点があれば、補足説明を付けるようにしましょう。
ビジネス英語メールでの返信の例文
以下は、ビジネス英語メールでの返信の例文です。
問い合わせに対する返信
Dear Mr. Tanaka,
Thank you for your email dated July 3rd. In response to your question, I would like to inform you that we do have the product you are looking for in stock.
（7月3日付のメールありがとうございます。お問い合わせの回答として、お探しの商品は在庫がありますことをお知らせいたします。）
The product you are looking for is available in our store in Shinjuku. I would be happy to assist you in placing an order or arranging for delivery. Please let me know your preference.
（お探しの商品は新宿店にあります。ご注文や配送の手配などお手伝いできることがあれば、お気軽にお知らせください。）
Thank you for your interest in our products.
（当社製品にご興味をお持ちいただきありがとうございます。）
Sincerely,
John Smith
Sales Manager, ABC Company
承認に対する返信
Dear Ms. Suzuki,
Thank you for your email dated July 3rd. I am happy to inform you that your proposal has been approved by our management team. We appreciate your hard work and dedication in putting together such a well-thought-out proposal.
（7月3日付のメールありがとうございます。ご提案書は弊社のマネジメントチームにより承認されましたことをご報告いたします。丁寧かつ緻密なご提案の作成に、心から感謝申し上げます。）
We will be moving forward with your proposal and will keep you updated on the progress. If you have any further questions or concerns, please do not hesitate to contact me.
（今後もこの提案書をもとに進めてまいります。進捗についてはお知らせしてまいります。何かご不明点やご心配事がございましたら、お気軽にご連絡ください。）
Thank you again for your hard work and dedication.
（ご尽力に改めて感謝申し上げます。）
Best regards,
Jane Tanaka Project Manager, XYZ Corporation
依頼に対する返信
Dear Mr. Yamamoto,
Thank you for your email dated July 3rd. I have received your request for a meeting and I am available on the date and time you suggested.
（7月3日付のメールありがとうございます。ミーティングのリクエストを受け取りました。ご提案いただいた日時に私は空いています。）
The meeting will take place on July 10th at 2:00 PM in my office. Please let me know if this time and date is convenient for you. If not, please suggest an alternative time and date and I will do my best to accommodate your schedule.
（ミーティングは7月10日午後2時に私のオフィスで行われます。この日時がご都合がよければ、ご連絡ください。もし都合が合わない場合は、代替の日時をご提案いただければ、調整いたします。）
Thank you for your interest in meeting with me.
（ご興味をお持ちいただき、ありがとうございます。）
Best regards,
David Lee Managing Director, LMN Corporation
まとめ
ビジネス英語メールでの返信は、正確で効果的なコミュニケーションを確保するために非常に重要です。迅速な返信、正確な情報提供、プロフェッショナルな態度などを心がけ、好印象を与えるようにしましょう。サンプル文を参考に、返信をスムーズに行い、ビジネスの成功につなげましょう。
